Отметьте, что проблема знакома адресату
Дайте адресату понять, что он отлично знает, о чем идет речь, – даже если он не в теме. Это приподнимет его в собственных глазах и поможет вам заработать очки. Чем выше должность босса, тем больше его заботит общая ситуация. Его не волнуют детали – во всяком случае, пока он не в курсе дела.
Лесть – мощное оружие. Предполагать, что руководитель чего-то не заметил, недопустимо. Всегда держитесь так, словно ему известна каждая мелочь. Непоколебимая вера в его могущество поможет вам быть услышанным. А может быть, и решить проблему.
Почаще используйте слово «we»
«We» – это отправитель и получатель. «We» исключает конфликт или противоборство.
«We» подразумевает единение. Используя слово «we», вы подчеркиваете, что вы – одна команда и работаете сообща. Вы не жалобщик – боже упаси! – вы прозорливый и инициативный сотрудник, который стремится решить проблему. Слово «we» поможет вам донести эту мысль до адресата.
Не будьте категоричны
Модальные глаголы «might» и «could» наряду с наречиями «possibly» и «probably» оставляют мяч на стороне адресата. Ваша цель – мягко склонить его к определенным действиям, а не загнать в угол.
Стремитесь стать лучше
Многим из нас случалось писать неудачные письма. Некоторые люди не могут забыть свои промахи. Есть даже те, кому неудачи наносят глубокую травму. Но если твердить: «Я никогда не научусь писать как следует», – можно и впрямь убедить себя в этом. Это не пойдет вам на пользу и будет мешать делать карьеру. Любой человек с нормальным уровнем интеллекта может научиться писать отличные письма.
В e-mail вполне уместны сокращения. Язык электронных писем прям и чужд формальностей, поэтому сокращения – «I’ll», «he’s», «we’re» – здесь в порядке вещей. Отсутствие церемоний подчеркивает товарищеские отношения с коллегами. Кроме того, сокращения экономят время. Заменив «she would» на «she’d», мы ускорим мысленную обработку информации на несколько наносекунд. А в бизнесе дорогá каждая секунда работы мозга!
Однако бывают ситуации, когда лучше писать слова целиком. Такие официальные материалы, как юридическая документация или выговоры, не допускают использования сокращений. Они неуместны и в заявлениях, которые содержат резкую критику. «He will not» или «she would prefer» звучит более внушительно, чем «he won’t» или «she’d prefer».
Помните и еще об одном. Начинающие и неопытные писатели, а также те, для кого английский – не родной язык, обычно используют меньше сокращений, чем те, кто владеет письменной речью свободно. Сокращения ассоциируются с беглостью и хорошим слогом, а их отсутствие – с недостаточным знанием языка.
