Будьте кратки
Читать длинный текст надоедает. От него устают глаза. В нем сложно разобраться. Старайтесь, чтобы ваше письмо уместилось на экране ноутбука. Адресат оценит это. А вам это поможет сосредоточиться на главном.
Не заставляйте адресата прокручивать текст
Прокручивание требует лишних нажатий на клавиши, а значит, дополнительного времени. Не отправляйте длинные письма без крайней необходимости.
Иногда без прокрутки не обойтись. Но в большинстве случаев отправитель сообщает массу ненужных подробностей, заставляя адресата изучать информацию, которая не относится к делу или которую следует вынести во вложенный файл.
Разбейте длинное письмо на несколько коротких
Адресату удобнее прочесть несколько коротких писем по разным вопросам, чем изучать пространный текст обо всем сразу. В длинном письме труднее выделить главное – основные мысли становятся менее четкими. Короткий текст доходчивее, а его структура проще.
Не углубляйтесь в историю
E-mail требует лаконичности, поэтому ограничьтесь самыми необходимыми сведениями. Историю вопроса изложите во вложенном файле.
Сильные мира сего немногословны
Во многих компаниях прослеживается общая тенденция: чем выше должность отправителя, тем короче его письма. Разумеется, есть информация, без которой не обойтись, чтобы изложить суть дела. Но зачастую письма изобилуют лишними подробностями. Помните: тот, кто уверен в своей правоте и облечен властью, не разжевывает каждую мысль.
Не пишите обо всем подряд
Будьте осмотрительны! В каждой компании есть конфиденциальная информация. Обмениваться ею в письменном виде можно только с разрешения юридического отдела.
Подобные вещи желательно обсуждать по телефону, а еще лучше при личной встрече. Едва ли вы сможете проконтролировать, кто будет читать ваше письмо.
Говорит босс…
• Что пытается сказать этот человек?
• Почему нельзя нанимать тех, кто умеет выражаться внятно?
• Почему они не пользуются проверкой орфографии?
• Пабло вроде бы умный парень, почему он не может связать двух слов?
• Я считал, что Эльза – лучший кандидат на эту должность, но, прочитав ее опус, призадумался.
• Надо ли повышать человека, который пишет такие ужасные письма?
• К этому письму я вернусь позднее, сейчас у меня нет времени в этом разбираться.
