Если вы загружены работой, подставка для документов — то, что вам нужно. Но сначала убедитесь, что она вам в самом деле нужна и ваш ящик для папок не забит при этом всякой ерундой. Систему папок мы разработаем в марте. К тому времени мы их все переберем. Что за папки вы храните на столе? Возможно, в них лежат старые рабочие материалы, которые нужно отправить в шредер? Можно ли почистить и систематизировать ваши папки? Держите ли вы их в алфавитном порядке? Нет ли у вас документов, связанных с уже завершенными проектами и подлежащих отправке в архив?
Картотека визиток
Есть ли у вас на столе картотека визиток? Если ваши карточки разбросаны как попало, вы не сможете справиться с этим во время блиц-уборки. Этот проект потребует больше времени. Посвятите картотеке 20 минут. Быстро пролистайте карточки и вытащите те, владельцев которых вы не можете вспомнить, а также те, которые не использовали более года. Рынок меняется быстро, и не исключено, что эти люди давным-давно сменили работу. Не стоит недооценивать Интернет — он поможет вам найти кого угодно. Если все-таки жалко выбрасывать старые визитки, сложите их в конверт и приложите к другим архивным материалам.
Работа с документами
Разбираясь на столе, вы рано или поздно столкнетесь с необходимостью категоризации документов. Как уже было сказано, систему организации документов мы создадим в следующем месяце. Это один из самых сложных, длительных и важных проектов года. Пока же сгребите все документы в одну стопку и начинайте разбирать ее, распределяя бумаги по следующим категориям: «Выбросить» (сделайте это немедленно!), «Отправить в шредер» и «В работе». После этого создайте категории для проектов, которые вы ведете. В марте мы заведем особые папки, взяв документы «В работе», которые вы отложили сегодня, и разбив их на более мелкие категории. Так вы сможете лучше контролировать текущие задания. А пока просто соберите эти документы в одну папку. Это первый большой шаг. Заглядывайте в папку по утрам, чтобы понять, что вам предстоит сделать в течение рабочего дня.
Распределите документы для проектов в соответствующие папки, подготовленные заранее. Что, не подготовили? Не беда: тогда просто разложите их в алфавитном порядке. А теперь в зависимости от размера папок и частоты использования положите их либо в подставку для документов, либо в ящик стола — займемся ими через месяц. Сегодня мы просто собрали разрозненные бумаги в одну папку.
