К сожалению, таким образом они добиваются только того, что совещание становится мучительным и неэффективным. Почему? Потому что некоторые хотят, чтобы на совещании быстро и четко решили насущные тактические вопросы. Другие, напротив, настаивают на выработке стратегии и принятии решений, ключевых для дальнейшего развития компании. Еще кто-то хотел бы отвлечься на какое-то время и поговорить о культуре компании и отношениях между сотрудниками или хочет просто услышать четкое решение и двигаться дальше. Кто прав? Все. В том-то и дело.
Четыре типа совещаний
Чтобы успешно достигать различных целей и задач, вам необходимо выработать четыре разных типа совещаний, каждое из которых выполняло бы свои функции. Я предлагаю такую схему.
Тип 1. Ежедневные пятиминутки
Я сомневался, следует ли начать с этого типа совещаний, потому что он нужен далеко не каждой организации. Но если вам удастся привнести их в свою практику, вы не замедлите ощутить их позитивное воздействие.
Я перенял и немного видоизменил идею "ежедневных пятиминуток" у моего друга Верна Харниша, который написал великолепную книгу "Как овладеть навыками Рокфеллера". В его книге подобные совещания упоминаются как "встречи на игровом поле". На ежедневных пятиминутках руководящее звено компании должно собраться вместе и поделиться друг с другом планами на текущий рабочий день. Всего лишь пять минут. Краткий отчет о планах. Это все.
Цель ежедневных пятиминуток — избежать недоразумений среди руководства и разобраться, что делать в первую или последнюю очередь. Пятиминутки позволят вам быть уверенными, что ничего не будет упущено и что одним и тем же вопросом не будут заниматься два человека. А еще значительно сокращается количество ненужной и занимающей много времени переписки по электронной почте, когда руководители компании на протяжении рабочего дня согласовывают друг с другом свои действия.
Не имеет смысла проводить ежедневные пятиминутки, если руководители компании работают в разных местах или даже в разных часовых поясах. Конечно же, пятиминутку можно провести и по телефону, но чаще всего это слишком хлопотно и не дает того позитивного эффекта.
Во всех остальных случаях ежедневные пятиминутки помогают добиться лучшей согласованности действий руководства, а результаты не заставят себя ждать.
Неизбежные трудности
Для того чтобы практика ежедневных пятиминуток начала приносить свои плоды, необходимо сначала заставить сотрудников приходить на них, пока это не войдет в их привычный распорядок дня. Иначе они ухватятся за любой предлог пропустить непривычное мероприятие и так и не оценят его достоинств.
