Единственным исключением может быть приглашение постороннего консультанта, который внушает участникам совещания симпатию, хорошо осведомлен в делах компании и готов помочь в решении поставленных ею задач. Преимущество этого способа заключается в том, что руководитель может позволить себе полностью включиться в обсуждение и не стараться при этом быть объективным и поддерживать остальных участников.
(Пожалуйста, обратите внимание: таблица на следующей странице немного отличается от доски Уилла из притчи, потому что она не основана на сравнении совещаний с фильмами и телевидением.)
| Тип совещания | Продолжительность | Формат и задачи | Залог успеха |
|---|
| Ежедневная пятиминутка | 5 минут | Поделиться планами на текущий день | Не садиться за стол. Придерживаться только административных вопросов. Не отменять совещание, даже если кто-то не может присутствовать |
| Еженедельная тактика | 45-90 минут | Прослушать обзор статистики за неделю, решить тактические вопросы | Не составлять повестку дня заранее. Не обсуждать стратегические вопросы |
| Ежемесячная стратегия | 2-4 часа | Обсудить, проанализировать, обдумать и принять решение по значимым вопросам, оказывающим долгосрочное влияние на успех компании | Ограничиться рассмотрением одной или двух проблем. Заранее подготовиться к совещанию и провести исследование. Поощрять развитие конфликта |
| Ежеквартальное | 1-2 дня | Оценить выбранную стратегию развития компании, новые рыночные тенденции, ключевые кадровые вопросы и работу команды. | Покинуть офис. Сосредоточиться на работе; свести количество развлекательных мероприятий до минимума. Не перегружать совещание различными мероприятиями |
Самое распространенное заблуждение — совещаний слишком много
Когда мои друзья узнали, что я пишу книгу под названием Смерть от совещаний, они подумали об одном и том же. Как, наверное, и вы, они решили, что я изобрел способ реже проводить совещания.
Услыхав же о ежедневных пятиминутках, еженедельных тактических, ежемесячных стратегических и ежеквартальных выездных совещаниях, они восклицали: "Это безумие! Где найти столько времени? Совещаний и так слишком много".
Даже если сейчас большая часть совещаний проходит у вас впустую, задача не в том, чтобы совсем отказаться от них, а в том, чтобы повысить их эффективность. Грамотно построенные и должным образом проведенные совещания помогают даже сэкономить время.
Удачные совещания позволяют улучшить управление компанией, поскольку они ускоряют принятие решений и устраняют необходимость пересматривать одни и те же вопросы снова и снова. Персонал меньше времени тратит на одно и то же дело и быстрее переходит к следующему.
