Журналы журналами, но и помимо них работы у администратора много. Бывают и цейтноты: одновременно звонит телефон, порог переступает новый клиент и очередь желающих оплатить абонемент стоит у кассы.
Что делать? На эти случаи администратору нужны четкие инструкции. В 2011 году я была на замечательном семинаре у известного бизнес-тренера. Семинар был посвящен отладке всей работы в компании. В ходе рассказа был приведен интересный пример с «Макдоналдсом»: результат работы данного заведения везде одинаков независимо от страны и города, и обеспечивается он одной-единственной вещью – четкими, подробными инструкциями. Информация настолько меня поразила, что я еще почти полгода собирала информацию о «Макдоналдсе» как о бизнес-системе, все больше и больше удивляясь и восхищаясь доскональной отладке всех возможных нюансов в работе. Параллельно шла работа и в нашем клубе. Осознав необходимость инструкций и шаблонов, мы стали разрабатывать разные таблицы и памятки. Результат не заставил себя ждать – все стало сразу удобно, понятно и прогнозируемо. Найдите время и разработайте необходимые инструкции и шаблоны для администратора или воспользуйтесь той информацией, которая есть у нас на сайте www.tvoyklub.ru. Только журналы и инструкции позволят вам избежать таких неприятных ситуаций, как не оплаченные вовремя абонементы, забытые переносы из-за болезни или отъезда, отложенные в сторону или потерянные счета на оплату чего-либо, неполная информация по звонкам и т. д.
Администратор – это тот человек, который полностью владеет ситуацией в клубе. Он должен хорошо ориентироваться буквально во всех занятиях, которые в нем проходят. Для того чтобы впоследствии эмоционально рассказывать о занятиях и привлекать на них клиентов, в первую неделю своей работы администратор должен обязательно посетить все курсы детского клуба и побывать на занятиях абсолютно у всех педагогов! Только тогда выученные шаблоны оживут и администратор сможет убедительно и эмоционально рекламировать деятельность вашего клуба.
Администратор также поставляет вам всю информацию о происходящем в клубе. Для того чтобы структурировать данную информацию, вам понадобятся таблицы. Подумайте, что вы хотели бы знать о деятельности клуба ежедневно, а что – еженедельно. Например, у нас одна из таблиц электронной отчетности выглядит так.
Звонки и зашедшие с улицы клиенты
Информация из данной таблицы позволяет мне заполнить сводную таблицу о деятельности в клубе и день ото дня отслеживать отдачу средств, вложенных в рекламу, переход клиентов из потенциальных в купивших абонемент и т. д. Необходимо также включить в отчетность таблицы о пришедших и не пришедших на пробное занятие, расходе материалов, подробный денежный отчет.
