.
Формируется программное обеспечение (ПО) инвентаризации.
Программное обеспечение инвентаризации должно обеспечивать:
– оперативный ввод информации по пересчетам;
– оперативную аналитику разночтений в пересчетах и подготовку счетных листов на последующие пересчеты;
– сравнительный анализ результатов пересчетов и информации о товарных остатках на дату начала инвентаризации;
– возможность подготовки итоговой инвентаризационной ведомости с разбивкой на заданную классификацию товаров или по отдельным физическим складам.
На время проведения инвентаризации данное ПО функционирует изолированно от основной БД. Доступ к результатам анализа результатов пересчетов и информации о товарных остатках на дату начала инвентаризации ограничивается.
Итак, с расчетами закончили.
Переходим к организационным вопросам, которые необходимо учитывать при проведении инвентаризации.
1. Подготовьте инструкции членам счетных групп. Помимо общих правил счета и внесения информации в счетные листы, рекомендуется вносить организационные и дисциплинарные требования. Особенно это относится к сотрудникам офиса, ко торых привлекают к участию в инвентаризации. А именно:
– уходить с рабочего места разрешается только по согласованию с руководителем инвентаризации (или старшим дня);
– должна быть одежда, не стесняющая движений, не отвлекающая других участников инвентаризации, обувь на удобной колодке;
– не разрешается включать и слушать музыку, в том числе, в наушниках;
– запрещается разговаривать по мобильному телефону во время пересчета.
Примерная инструкция для счетных групп приведена в приложении 9.
2. Издается приказ на проведение инвентаризации, в котором устанавливается цель инвентаризации, ее сроки, состав инвентаризационной комиссии, руководитель инвентаризации, состав и руководители счетных групп. В приказе отмечается также, что всем сотрудникам, участвующим в инвентаризации, на время пересчетов устанавливается ненормированный рабочий день с соответствующей оплатой за переработки. Руководителю инвентаризации передается вся полнота полномочий и ответственности за результаты инвентаризации. В полномочия входят как право премировать отличившихся по итогам инвентаризации, так и право наложить взыскания, вплоть до увольнения сотрудников, допустивших грубые нарушения требований к проведению пересчетов, или дисциплинарные нарушения.
Не забывайте, процесс пересчетов – физически тяжелый и монотонный труд. Для многих непривычный. Сотрудники офиса, как правило, воспринимают его как наказание. И если не поддерживать дисциплину во время инвентаризации, то процесс может пойти не так, как вы его запланировали.
