| …говорите это |
Желательно, чтобы вы излагали свои соображения без обиняков, прямо и откровенно. Если вы избегаете прямо переходить к делу или топчетесь вокруг да около, в большинстве случаев это провоцирует читателя отключиться и витать в облаках. | Не мямлите. |
Ниже мы дадим еще несколько полезных подсказок.
1. Составляйте четкую структуру вашего письма
Большинство людей «пишут плохо, потому что не могут ясно мыслить», — заметил сатирик Генри Менкен>[4]. Причина этого, поясняет он, заключается в том, что «у них не хватает мозгов». Смеем предположить, что вы, наш уважаемый читатель, достаточно умны и можете мыслить ясно. Вы знаете, как привести мысли в порядок. А теперь нужно выстроить их в таком же порядке перед тем, кто это будет читать.
Когда вы пишете что-либо длиннее нескольких абзацев, объясните прежде всего, куда держите курс.
Комитет внес предложение компании вложить $1 миллион в развитие библиотеки.
Сначала определите цель для себя самого, обозначьте основные моменты, а затем реализуйте ваш план на бумаге. Подчеркните и пронумеруйте заголовки важных разделов (такую же функцию выполняют названия глав в книге). Наконец, подведите итоги, но помните, что это будет лишь резюме (Summary), а еще не само заключение. В резюме вы не должны приводить новые идеи; здесь стоит лишь кратко изложить самые важные моменты, о которых вы писали.
Если ваш документ близится к логическому завершению, то резюме должно быть неким обобщением, чтобы основные вопросы запомнились читателю.
Резюме:
Составьте план; используйте его, чтобы помочь вашему читателю; нумеруйте и подчеркивайте заголовки; подводите итоги.
Некоторые объемные документы начинаются с такого рода резюме, которое принято называть «сводной информацией» или «кратким содержанием» (Executive Summary). При его составлении придерживайтесь тех же принципов.
2. Делайте короткие абзацы и короткие предложения, выбирайте короткие слова
Вверху первой страницы каждого выпуска The Wall Street Journal помещают три главные статьи, начальные абзацы которых никогда не бывают длиннее трех предложений. Многие пункты обозначаются одним предложением. Они всегда четкие и емкие по смыслу; вот несколько примеров:
Ранняя смерть Джеймса Дина породила его культ, который не добавил популярности его родному городу.
Уолл-стрит официально объявляет войну сексизму.
Для сравнения приведем пример того, с чем сталкиваются люди при работе с офисной документацией:
Это обеспечивает точку зрения Argus, Mitchell &Dohn на мнение потребителя относительно настоящего положения и на способность к росту Blake’s Tea и Jones’s Tea, основных марок национального напитка на английском рынке чая.
