.
Если вы обнаружили в своей почте множество сообщений, которые интересуют вас лишь отчасти, попросите автора исключить ваш адрес из списка. Когда кто-нибудь присылает перечень вопросов, письменный ответ на которые отнимет много времени, можно договориться с автором о дате и времени для телефонного разговора.
Поскольку многие руководители не могут ежедневно проверять электронную почту, иногда разумнее уведомить получателя, что дело не терпит отлагательств. В данном случае сработает краткое голосовое сообщение (но не забывайте правило: используйте либо электронную почту, либо голосовую, но никак не обе).
Еще одно правило этикета — аккуратность. Она интерпретируется в переписке как умение сделать письмо удобочитаемым. В особенности это касается вложенных файлов. Если цель вашего письма — прислать вложение, сразу скажите об этом. Следует позаботиться о том, чтобы прикрепленный вами файл был не очень большого размера и был аккуратно оформлен. Когда вы отправляете сразу несколько файлов, то их лучше заархивировать. Это облегчит передачу данных и сократит для получателя время загрузки, а нередко и расходы.
С вложениями следует работать осмотрительно и проверять их на наличие вирусов, некоторые из которых весьма опасны. Они способны уничтожать файлы на жестком диске, делать невозможным запуск программ и доставлять немало проблем. Так, например, вирус под названием «Мелисса» отправлял списки порносайтов с электронных ящиков из адресной книги своего хозяина, а так называемый чернобыльский вирус стал причиной поломки компьютеров во всем мире.
Когда НЕ стоит пользоваться e-mail
Обстоятельства, при которых обычное письмо предпочтительнее электронного, очевидны: правовые вопросы, приглашения на официальные мероприятия, сбор средств или бумаги, требующие личной подписи.
Есть и менее очевидные случаи: если вы вынуждены изменить дату и время встречи или отменить ее, то телефонный звонок лучше электронного сообщения. Не стоит рассчитывать на то, что люди проверят свой ящик за пару часов до запланированного события. E-mail не самый хороший способ кому-то представиться, ведь руководители и без того завалены письмами и вряд ли прочтут ваше послание.
Ничего личного
Когда вы запечатываете бумажное письмо в конверт, наклеиваете марку и отправляете его, оно не становится достоянием почтовой службы. Ваше электронное письмо является «собственностью» компаний, которые хотя и не имеют права просматривать домены сотрудников, но зачастую именно так и поступают. Если вы пользуетесь офисными системами для личных сообщений, не забывайте, что в этом случае у вас нет ничего личного.
