Если мероприятие организует кто-то другой, выберите место, откуда вы сможете видеть двери в зал и при этом будете сидеть или по диагонали от ведущего, или прямо напротив него. Если вы не знаете, кто и где располагается, спросите у организатора, какое место он вам посоветует занять. Но и в этом случае у вас останется возможность, хоть и ограниченная, занять выгодное для себя местечко. Не стесняйтесь ею воспользоваться: спросите, можно ли сесть в приглянувшемся вам кресле или поменяться местами с кем-либо из присутствующих. Постарайтесь сесть спиной к стене или в таком месте, откуда вы сможете поддерживать зрительный контакт с самым важным человеком на этом собрании. Место немаловажно. Порой и от него зависит, сумеете ли вы внести весомый вклад в общее дело и сможете ли быть достаточно убедительными.
Начинайте вовремя. Примите, что те, кто опаздывает, не придут, и начинайте. Поблагодарите присутствующих за то, что они пришли, и сообщите им, по какой причине вы собрались. Объявите всем повестку дня и порядок проведения собрания. Скажите о длительности встречи, чтобы все знали, к которому часу она закончится.
Деловые встречи можно поделить на четыре типа в зависимости от цели их проведения.
1. Решение проблемы. Цель такого типа встреч – обсудить проблему и согласовать решение.
2. Донесение информации до сведения участников. Мероприятия подобного рода проводятся с целью поделиться с коллегами некой новой информацией или полученными сведениями и удостовериться, что все в курсе произошедших перемен и своих задач.
3. Объявление о выходе нового продукта. Такие встречи созываются с целью ознакомить собравшихся с новыми продуктами и услугами, которые компания вывела на рынок или думает вывести.
4. Сплочение команды. Цель собраний такого типа – собрать людей вместе, чтобы поговорить о том, чем они занимаются и насколько успешно это делают. Тимбилдинговые собрания – эффективная форма поднятия командного духа, который очень важен для компании.
Если вам предстоит вести собрание, нужно хорошо к нему подготовиться. Составьте текст-резюме, чтобы ознакомить участников с основными идеями, которые собираетесь обсудить на собрании. Если планируете использовать PowerPoint или флипчарты[14], то вам необходимо подготовить их заранее и прорепетировать свое выступление с ними. Удостоверьтесь, что у вас под рукой есть все необходимое для проведения встречи профессионально и без осечек.
