Кадровый учет для «упрощенцев» | страница 10

И если работодатель все-таки решил систематизировать данные о работнике, то в личной карточке необходимо указать следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество работника;

• дата рождения;

• место рождения;

• гражданство;

• знание иностранного языка;

• образование;

• профессия;

• стаж работы;

• состояние в браке;

• состав семьи;

• паспортные данные;

• адрес места жительства;

• сведения о воинском учете;

• прием на работу и переводы на другую работу;

• аттестация;

• повышение квалификации;

• профессиональная переподготовка;

• награды, почетные звания;

• отпуск;

• социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

• дополнительные сведения.

При увольнении сотрудника в разделе XI указывают основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Последние графы личной карточки – подписи кадрового работника и сотрудника. Обратите внимание, что при увольнении личную карточку не нужно выбрасывать, ее нужно хранить в течение 75 лет.

Приведем пример заполнения фрагмента личной карточки[2].

Личную карточку необходимо отличать от личного дела. Личное дело также является не обязательным, поскольку не поименовано в Трудовом кодексе РФ. Поэтому предприниматель или же общество с ограниченной ответственностью могут не вести личное дело. Однако возникает разумный вопрос: как хранить документы при поступлении на работу, приказы о переводах, награждениях, отпусках? Удобнее всего это делать именно путем ведения личного дела. В личном деле будет храниться информация о том, что вы послали работника на переподготовку, провели аттестацию, зачислили работника в кадровый резерв на руководящую должность. Также в личном деле могут храниться данные загранпаспорта, например для приобретения билетов в заграничную командировку.

Для того чтобы не путаться в документах, рекомендуется сделать опись документов в личном деле сотрудника.

В перечень документов в личном деле могут входить:

• копия паспорта;

• копия страхового свидетельства;

• копия ИНН;

• документы воинского учета;

• копии документов об образовании;

• трудовой договор;

• личная карточка;

• медицинская книжка;

• приказы о назначении на должность, переводах, награждениях;

• приказы о предоставлении отпуска;

• приказы о премировании.

В целом вести личное дело очень удобно, поскольку все документы находятся в одном месте и их не нужно долго искать. При этом личные дела работников целесообразно расположить по алфавиту.