• Собрание должно проходить по четкому плану. Если у вас нет программы, то обсуждение будет отклоняться от основной темы и эффективность заметно снизится. Вы должны вести совещание таким образом, чтобы люди чувствовали, что вы помогаете им справляться с их работой еще лучше.
• Существует два вида собраний, которые нельзя путать. Цель первого – проинформировать сотрудников, второго – разобраться с проблемой. Не стоит пытаться решить конкретный вопрос на собрании, задача которого сообщить информацию. Присутствующие на нем люди не будут иметь никакого отношения к проблеме. Вы зря потратите их время. Они окажутся совершенно правы, если подумают: «Что я здесь вообще делаю?» Планируйте совещания таким образом, чтобы вы могли решить конкретную проблему. Приглашайте только тех людей, которые вам для этого нужны.
• Вот еще один совет, как сэкономить время: необходимо быстро заканчивать и собрания, и телефонные разговоры. Научитесь сразу переходить к сути вопроса. Когда темп обсуждения замедляется, подведите итог всему сказанному и спросите присутствующих, хотят ли они высказать какие-нибудь мнения и пожелания. Когда они скажут «нет», встаньте со своего места, чтобы дать понять собравшимся, что совещание закончено. Умение быстро завершать встречи и телефонные разговоры позволило мне в течение всей моей карьеры сэкономить тысячи часов рабочего времени.
• После собрания обязательно запишите в ежедневнике в разделе «Дневник» все принятые решения и новые обязанности, которые вы, возможно, взяли на себя. Просмотрите свои записи на следующий день, когда будете заниматься планированием времени.
• Вот еще о чем имеет смысл подумать: может быть, вам вообще незачем проводить собрание. Всегда спрашивайте людей, почему они хотят встретиться с вами. Возможно, вы не тот человек, к которому им следует обратиться. А если им и правда нужны вы, вполне вероятно, что их проблемы можно решить по телефону или при помощи электронной почты. Персональные встречи имеют большое значение, но в них не всегда есть необходимость. Не встречайтесь с людьми только потому, что они просят вас об этом.
Еще несколько советов, как сэкономить время
• Все необходимое всегда должно быть у вас под рукой. Если вы не имеете непосредственного доступа к тем материалам, ресурсам, оборудованию, которые вам нужны для работы, вам придется потерять много времени, разыскивая их. Периодически проверяйте наличие канцелярских товаров. Поиски обычных ножниц или телефонного номера могут привести к значительной потере рабочего времени.
