Если же туристическая фирма впервые выходит на международный уровень, то ей необходимо найти контрагента (подходящего партнера).
Помощь в нахождении партнеров может оказать национальная ассоциация туристических фирм. Затем происходит обсуждение программы обслуживания между турфирмой и фирмой-контрагентом. Программа обслуживания включает в себя комплект услуг, которые должны соответствовать потребностям туристов, тематике тура, быть заранее оплачены и распределены по времени тура.
Во время проведения переговоров между отправляющей фирмой и фирмой, принимающей туристов, обсуждаются все практические вопросы:
1) время прибытия и отъезда (дата);
2) список городов, порядок и длительность их посещений;
3) способ и классность размещения туристов в каждом пункте;
4) питание;
5) вид транспорта, используемый во время тура;
6) перечень экскурсий.
Эта предварительная (без уточнения деталей) схема проведения туров прикладывается к договору, заключаемому между фирмами-партнерами; если тур продается индивидуально, то он оформляется в виде заказа.
Перед непосредственным заездом туристов фирмы-партнеры дополнительно оговаривают и согласовывают программу обслуживания, здесь уже все раскладывается по дням, с указанием мест остановок, а в некоторых случаях и ресторанов, в которых в дальнейшем туристы будут обслуживаться. Результатом такого согласования должна стать разработанная программа, которая вручается туристу вместе с путевкой.
Турист может приобрести как готовый туристский продукт, так и заказать себе комплекс услуг в соответствии со своими желаниями и требованиями, предъявляемыми к уровню обслуживания.
При оптимальной программе обслуживания учитываются все потребности туристов. Во время формирования тура необходимо обратить внимание не только на качество предоставляемых услуг, но и на соответствие содержания тура его цели. Например, если планируется деловой тур, то экскурсионная программа должна формироваться с учетом интересов деловых людей.
При составлении программы необходимо учесть специфику самого центра отдыха и маршрута путешествия. Так, например, для г. Москвы должны планироваться экскурсии с наименьшими переездами по причине большой плотности движения.
Организация деловых туров имеет свою специфику. Также для этого вида туров характерно размещение туристов в гостиницах повышенной комфортности, с непременным условием предоставления одноместных номеров. Заранее следует предусмотреть вероятность аренды зала для проведения конференций и других мероприятий. Еще одним обязательным атрибутом для делового туризма считается наличие услуг связи и отделений банков.
