К каждому совещанию руководитель обязательно должен соответствующим образом подготовиться. Если у него есть необходимость донести до сведения коллектива определенную информацию, она должна быть самым тщательным образом обработана. Нет ничего хуже ситуации, когда во время совещания руководитель с трудом подбирает слова, комментируя тот или иной вопрос. Причина этого может быть очень простой – недостаток теоретической информации по какому-то вопросу или явная неосведомленность в конкретной ситуации.
В этом случае вина руководителя в том, что он проигнорировал необходимость подготовки точного, краткого и лаконичного выступления. Разумеется, если сам руководитель не считает нужным тщательно готовиться к совещаниям, он и от подчиненных не сможет потребовать особой подготовки.
Если вы требуете, чтобы сотрудники являлись вовремя, значит, и сами не должны позволять себе опаздывать. Если вы регулярно будете опаздывать на совещания, ваши подчиненные, дожидаясь вас, уже потеряют нужный рабочий настрой.
Совещание важно не только для руководителя, но и для всего коллектива. Именно на нем можно выслушать одновременно мнения нескольких коллег, касающиеся того или иного производственного вопроса. Но чтобы вовремя высказать сослуживцам то, что необходимо, нужно следить за тематикой совещаний, вовремя готовиться к ним.
Говорить на подобных мероприятиях надо по существу. Если руководитель задает конкретный вопрос, касающийся той или иной проблемы, отвечайте именно на этот вопрос, а не уходите от темы, желая при этом оправдать свои ошибки и недочеты. Если таковые имеются, проинформируйте коллег и руководство, по каким причинам они возникли.
Если руководитель приглашает к себе на совещание не весь отдел, а несколько сослуживцев, вероятно, он желает обсудить некоторые вопросы, не ставя об этом в известность всех вокруг. И задача приглашенных на совещание – сохранить в тайне от любопытных планы и намерения руководителя.
Каждый сотрудник должен приходить на совещания хорошо подготовленным. Если ему поручено осветить какие-то производственные вопросы, будет в высшей степени неправильно проигнорировать эти требования, переложив вину на внешние обстоятельства или на неудовлетворительную работу коллег. Каждый должен отвечать за свой фронт работы, а решать, насколько хорошо человек справляется со своими обязанностями, – это задача руководителя.
Поэтому на совещании рядовой сотрудник не должен указывать на работу окружающих, ему следует четко и лаконично ставить в известность присутствующих именно о той работе, которая была выполнена. Если руководитель указывает на какие-то существенные или не особенно значимые недочеты и погрешности в выполненной работе, задача сотрудника – внимательно выслушать требования начальника, чтобы потом в короткий срок все исправить.
