Совещание – очень важная часть деловой жизни, которая имеет огромное значение как для руководителя, так и для сотрудников. Совещание – это не просто утомительная обязанность или формальность, это сложный процесс двустороннего общения между руководством и подчиненными.
Словом, это необходимый атрибут делового общения в любом рабочем коллективе, независимо от специализации и методов работы. На совещании обсуждают различные вопросы, решают текущие проблемы и планируют работу на ближайшее время. На нем также можно подвести итоги выполнения какой ответственной работы. Разумеется, в связи с этим совещание требует к себе специальной подготовки, иначе оно может оказаться малоэффективным.
Если вы занимаете руководящую должность, вашей задачей будет продумать повестку дня и основной сценарий совещания. Вы должны организовать его и координировать его ход таким образом, чтобы ни одна минута не была потеряна даром.
О предстоящем совещании все сотрудники должны знать заранее, чтобы они успели подготовиться и представить отчет о всей выполненной работе. Разумеется, для того, чтобы они смогли самым лучшим образом подготовиться, их нужно вовремя предупредить. Поэтому не забудьте дать поручение своему секретарю, чтобы он вовремя поставил в известность всех сотрудников, чье присутствие на нем вы считаете обязательным. Может случиться, что как раз в назначенное время кто-то из них не сможет присутствовать на совещании. В этом случае он должен дать исчерпывающее объяснение о своем предполагаемом отсутствии. Разумеется, как руководитель вы вправе решать, отпускаете ли вы кого-то из подчиненных на это время или требуете его обязательного присутствия. Но у ваших подчиненных вполне могут оказаться действительно серьезные причины, поэтому нет смысла видеть в этом неуважение к вашим требованиям.
Очень важно точно обсудить время и место мероприятия. Если планируется экстренное совещание, которое проводится в неурочное время, некоторые из сотрудников в силу чисто человеческой невнимательности могут ошибиться, перепутать время или место его проведения. Разумеется, руководитель не может контролировать каждого, поэтому его задача – потребовать от своего секретаря, чтобы он акцентировал внимание всех необходимых специалистов на времени и месте его проведения.
Постарайтесь проводить совещания в то время, которое будет удобно не только вам, но и сотрудникам. Считается наиболее удобным, если они назначаются всегда в одно и то же время, разумеется, кроме экстренных, которые нельзя запланировать. Если у вас есть необходимость выслушать на совещании кого-то из подчиненных, он должен быть поставлен об этом в известность в самую первую очередь, так как на подготовку отчета требуется определенное время.
