1. Приучите себя перечитывать письма перед отправкой. Помимо отловленных ошибок вы, возможно, парой перестановок абзацев (или удалением фрагментов) придадите тексту бóльшую стройность и четкость. Порог целесообразности при доработке – уже упомянутые 5 % от времени, требуемого на написание письма. При превышении этого порога расходы времени становятся необоснованными.
2. Эффективно используйте графу «Тема письма», сообщайте в ней коротко суть каждого послания. Это удобно и экономит время при ознакомлении и последующем поиске писем в папках почтового клиента (см. раздел «Поле “Тема письма”» в «Шаге втором»).
3. При обсуждении какого-либо вопроса свой ответ контрагенту создавайте через функцию «Ответить», а не через функцию «Создать новое письмо». Так и работа идет быстрее, и, что еще важнее, обе стороны видят в процессе переписки ход обсуждения с первого до последнего письма. Иными словами, каждое письмо сопровождается историей вопроса.
4. Создавая такие ответы, свой текст очередного комментария обязательно добавляйте первым сверху. Редко, но встречаются почтовые клиенты, которые предлагают вписывать ответ ниже истории переписки. Это очень неудобно, так как письма всегда открываются с первой строчки, и, чтобы прочитать ответ на долгую переписку, письмо приходится пролистывать.
5. По той же причине – из-за крайнего неудобства при прочтении – старайтесь не отвечать на поставленные вопросы прямо в тексте письма (разрывая текст полученного сообщения). Во-первых, такое письмо опять же придется пролистывать и внимательно выискивать добавленные фрагменты. Даже выделив комментарии цветом или другим шрифтом, не всегда можно быть уверенным в том, что получатель прочитает письмо именно в таком форматировании (он может получить письмо и в «почтовик» с другой программной платформой, и на смартфон, и даже на мобильник). Во-вторых, если в ответ на ваши комментарии у другой стороны появятся свои замечания, то нить беседы вовсе запутается, став «деревом беседы», – фрагменты будут разбросаны по всему тексту. Поэтому, если ваше письмо требует точного соотнесения со словами собеседника, цитируйте в своем ответе его слова. Но переписку всегда ведите линейно: «мой ответ» – «твой ответ» – «мой ответ» и т. д.
6. Порою общение становится эффективнее, если придерживаться правила «одна проблема – одна переписка» (одна история, один диалог). Если же неудобно одновременно вести с одним и тем же человеком переписку по нескольким темам или если необходимо обсудить все вопросы в одном письме, то обозначьте их цифрами и разбейте послание на пункты. Так будет проще не запутаться в линиях обсуждения разных вопросов.
