Как мы увидели в первой части, нас легко отвлечь. Эксперименты показывают, что мы отвлекаемся, если слышим человеческую речь, а значит, прерываем размышления. Нам сложно сосредоточиться, если в поле зрения есть незавершенное дело. Когда к нам на стол ложатся документы, на них хочется посмотреть. Когда приходит новое письмо и всплывает оповещение, то сложно удержаться, чтобы не отвлечься. Если же мы отвлекаемся, то рушим ту мысленную модель, которую с таким тщанием создавали. В результате получаются два незавершенных дела: то, которое мы недоделали, и то, которое только что начали. А дальше – по нарастающей.
Незавершенные дела рождают тревогу, она мешает сосредоточиваться, мы меньше успеваем, от этого тревожимся еще больше, работа становится хуже организована, незавершенные дела множатся, беспокойство растет, темп снижается. Суть вы поняли, достаточно один раз оступиться – и спокойный рабочий день полетит к черту. Чтобы этого не случилось, созданы два инструмента: Список дел и Накопитель. С первым мы познакомимся чуть позже, сейчас вернемся к рассматриваемой теме.
Помимо основной функции (защиты от внешних раздражителей) Накопитель позволяет сконцентрировать разные информационные потоки. Это очень удобно для того, чтобы работа с информацией стала простой и стандартной. Чтобы мы знали, где искать новые документы, новые письма (особенно если у вас несколько почтовых ящиков), новые задачи или поручения.
Фактически мы давно пользуемся как минимум двумя видами Накопителей – электронной почтой и сообщениями на телефоне или в социальных сетях. Проблема только в том, что не всегда получается делать это правильно.
Сравните два варианта.
1. Письмо (сообщение) приходит и лежит во «Входящих» непрочитанным, пока мы не освободимся.
2. Мы видим оповещение о новом письме (сообщении) и стараемся скорее прочитать его, чтобы утолить любопытство.
У пункта 2 есть развитие. После того как письмо прочитано, совершаются другие ошибки.
Ошибка 1. Мы оставляем письмо во «Входящих», помечаем непрочитанным, «чтобы не забыть», и возвращаемся к оставленной задаче.
Негативные следствия
1. Приходится снова погружаться в проблему, тратить силы и время.
2. Мы уже узнали, о чем говорилось в новом письме. Это сделало свое дело в нашем сознании, открыло умственные процессы, забирает часть ресурсов и затрудняет возврат к предыдущей задаче. Иногда содержание письма может оказаться настолько важным, что начнет вызывать беспокойство или тревогу.
