Производственная или коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства, а также временем до патентования, опубликования и перехода в число общеизвестных.
Документированная информация ограниченного доступа всегда принадлежит к одному из видов тайны – государственной или негосударственной. В соответствии с этим документы делятся на секретные и несекретные. Обязательным признаком (критерием принадлежности) секретного документа является наличие в нем сведений, составляющих в соответствии с законодательством государственную тайну. Несекретные документы, включающие сведения, относимые к негосударственной тайне (служебной, коммерческой, банковской, профессиональной, производственной и др.), или содержащие персональные данные граждан, именуются конфиденциальными.
Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне. Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т. е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом. Вместе с тем в соответствии с постановлением Правительства «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 05.12.91 к конфиденциальным документам нельзя относить учредительные документы, уставы предпринимательских структур, финансовую документацию, сведения о заработной плате персонала и другую документированную информацию, необходимую правоохранительным и налоговым государственным органам.
Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения ограниченного доступа или использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Конфиденциальные документы не следует называть служебными или ставить на них гриф секретности, так как конфиденциальные и секретные документы отражают различные виды тайны.
Конфиденциальные документы включают в себя:
• в государственных структурах – служебную информацию ограниченного распространения, именуемую в чиновничьем обиходе информацией для служебного пользования, т. е. информацией, отнесенной к служебной тайне, а также документы, имеющие рабочий характер и не подлежащие публикации в открытой печати (проекты документов, сопутствующие материалы и др.);
