Следы существования этой канцелярии последний раз попадаются в 1725 году, откуда, конечно, не следует заключать об ее уничтожении в это время; однако в 1737 году дела ее уже находились в Сенатском московском архиве и все сгорели во время пожара, бывшего в этом году в Москве. К этому времени они уже достигли больших размеров и были переплетены в 191 книгу.
Таким образом, поручив майору от гвардии Дмитриеву-Мамонову несколько розыскных дел, Петр снабжает его как доверенное лицо большими полномочиями: «кто приличны будут» к делу — «пытать и розыскивать», и «розыскивать накрепко». Затем следует ряд поручений, и у Дмитриева-Мамонова появляется ряд помощников-офицеров; эти офицеры становятся его «товарищами», и образуется «канцелярия», которая иногда называется и по их именам, но вместе с тем всегда фигурирует Ив. Дмитриев-Мамонов: он один ведет переписку с Петром; он один иногда подписывается за всех; дела часто адресуются только на его имя — в письме к нему от 12 августа 1721 года Макаров[44], передавая ему донесение Нестерова[45] о злоупотреблениях дьяков в Москве, пишет: «…и оное доношение указал Его Царское Величество для решения отослать к вам». Все это производит впечатление, что нечто похожее на коллегиальное начало существовало в канцелярии между Мамоновым и его товарищами, но Мамонов все-таки был главой, первоприсутствующим этой коллегии; причем едва ли были строго намечены границы единоличного и коллегиального решений; да и сама коллегия была в составе своем неустойчива, случайна: в нее, видимо, входили разные «штаб- и обер-офицеры». Ушаков в одном письме к кн. Михаилу Голицыну[46], сообщая о неимении у него указаний царских о том, как судить в некоторых случаях, писал: «…уповаю я, что такие указы имеются в канцелярии ведомства генерала-майора Дмитрева-Мамонова, ибо когда мы во оной канцелярии с прочими лейб-гвардии штаб- и обер-офицерами обще слушали дела, упоминались такие указы».
Мы видели, что сферу деятельности этой коллегиальной канцелярии определить можно словом «розыск»; точнее — «производство розысков» — следований по делам, поручаемым по мере надобности самим Петром; входя во всё ближайшим образом, император следил за делами канцелярии, о чем ясно свидетельствуют письма Мамонова непосредственно к Петру по разным, часто мелким, делам и дошедший до нас ряд именных указов Петра по делу Гагарина, данных по канцелярии Мамонова. Иногда государь и сам бывал в канцелярии, так как имеется «Указ Великого Государя из канцелярии» ведения Дмитриева-Мамонова. Но если «розыскивание» и «следование» являлись главным делом канцелярии, то полномочия ее в решении и направлении дел были до чрезвычайности шатки, завися, видимо, от каждого конкретного случая, от каждого данного «поручения»; по крайней мере, отсылая одно дело (о злоупотреблении московских дьяков) Мамонову «для решения», Макаров пишет: «…ежели же о том решения учинить собой не можете, и по тому вам доложить Его Царскому Величеству». Как будто сам Мамонов должен решать в каждом случае, может ли он обойтись без государевой воли или нет.
