Полная современная энциклопедия этикета | страница 37
Если вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.
Стандартное деловое письмо выполняется по следующей схеме:
Деловую переписку можно разделить на две категории: письма с предложениями продать (продукты, товары, услуги, заявление о приеме на работу и др.) и письма с предложениями купить (продукты, услуги и др.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и др.) можно отнести к производным от переписки первых двух категорий.
Стратегия и стиль таких писем различные. Наиболее трудным делом, конечно, является категория писем о продаже, так как продать что-то всегда намного труднее, чем купить. Но в любом случае при написании всех типов писем следует руководствоваться английской формулой KISS — «Keep It Short and Simple» («Делай это кратко и просто»).
Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы. Помните, больше одной страницы никто не станет читать!
Закончить письмо следует прямым указанием, что вы ожидаете от этой компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.
Шрифт для деловых писем используйте стандартный, если это не поздравительное письмо (как правило, в программе Word это Times New Roman или Arial), с размером 12.Если письмо недлинное, то лучше избрать 14-й кегль, чтобы ваш адресат не напрягал глаза.
Слова «Вы», «Вам», «Ваше», «Вашему» пишутся с прописной буквы.
Ваше письмо, содержащее предложение о сотрудничестве, а также информацию о продуктах и услугах компании, должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз!
Перечислите достижения, преимущества вашей компании, ее продукта, сервиса (излагать это нужно честно, без излишних преувеличений, поскольку любую информацию в наши дни можно легко проверить).
Перечислите основные достоинства, новшества, преимущества предлагаемого продукта и услуг.
Укажите сегмент рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определите потенциальных потребителей.
Далее следует конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибьюторской сети и др.
Если вы прилагаете образцы продукта, объясните, какие это продукты из серии предлагаемых.
Выразите готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.
