Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше | страница 83

Лучшие таблицы – те, которые вы сделали сами, потому что они идеально отвечают вашим потребностям. Например, когда я еду читать лекцию, то обычно остаюсь в другом городе всего на несколько часов. В первый раз я радостно вскочил в самолет и прибыл в Хобокен[39]… чтобы осознать, что не имею представления, должна ли принимающая сторона встречать меня в аэропорту или мне стоило взять машину напрокат. Я не знал даже, нужно ли мне было идти на ужин, предваряющий выступление, или достаточно было появиться непосредственно перед лекцией.

Вот ключевые особенности создания правильной таблицы:

• Подготовьте место для всей информации, которая, по вашему мнению, пригодится.

• Оставьте немного пустого места для заметок в свободной форме на случай, если что-то вы не предусмотрели. Позже для сведений такого рода можно добавить свои графы к таблице.

• Дайте заголовки для каждой графы, чтобы знать, к чему относится указанная здесь информация. (Знаю, что это кажется очевидным. Подыграйте мне. Раньше, готовясь к поездке, я записывал телефонные номера безо всяких опознавательных знаков. Это номер принимающей стороны? Компании по аренде автомобилей? Отеля? Обозначения для каждой графы спасают положение!)

Постепенно я разработал таблицу, которая позволяет уместить на одной странице всю необходимую мне информацию (см. далее).

Больше всего такие таблицы пригождаются, когда вам нужно систематизировать какую-то информацию снова и снова. Вы можете подготовить таблицы, чтобы контролировать отдельных зомби в своей армии мирового господства, потому что вам необходимо отслеживать одни и те же данные, относящиеся к каждому из нескольких тысяч солдат-зомби. Для однократного мероприятия, такого как монополизация мировой модной индустрии, возможно, полезно будет подготовить одну или две таблицы, но нет необходимости слишком детально разрабатывать их структуру. Если вы однажды захватите господство в мире моды, вам уже не нужно будет делать это снова.

Достаточно объявить конкурента напрочь лишенным вкуса, и вы снова в победителях. Если для рекламной кампании вы захотите позаимствовать мои хипповые футболки, нужно только попросить.

Таблицы помогают систематизировать информацию. Но как насчет вещей, с которыми связаны все эти дела? Выше мы говорили о папках как местах хранения для документов, которые мы хотим отложить, чтобы вернуться к ним позже. Однако те бумаги, которые находятся в работе, нельзя разместить по архивным папкам, так как они находятся в движении. Вы можете использовать папки разными способами, в том числе чтобы упорядочивать текущие документы. Под текущими документами я подразумеваю те бумаги, которые двигают дело вперед. Как и арендаторам, которые управляются с десятком разных типов бумаг, вам нужен способ содержать все дела в порядке. Часто работа требует управления массой документов. Представьте, что вы школьный учитель, который получает по 125 письменных работ каждый день – по 25 от пяти разных классов. Папки – подходящий инструмент в том числе и для упорядочивания текущих документов. Вы только посмотрите.