Хотите знать, как именно миллиметровая бумага способна изменить вашу жизнь и помочь поддерживать порядок в делах? Позвольте объяснить, как ею пользуюсь я. Я отвечаю за три студенческих проекта, где участвуют 22 студента, три преподавателя и четыре спонсора, которые сотрудничают с 16 или 17 администраторами по трем разным вопросам. Мне нужно отслеживать эти четыре проекта – что может быть проще?
Дрессировать рыб – вот что может быть проще. Меня легко сбить с толку.
Когда я был маленьким, то отличал маму от папы, потому что у одного из них была борода. Я не был уверен, у кого именно, но хотя бы мог просто их различать.
Все началось легко и просто. Я подготовил описание проекта для первой группы и отправил его. Потом взялся за описание для второй группы, но мне позвонил преподаватель третьей.
Мы обсудили проект его группы, после чего я нечаянно послал описание проекта группы номер два администратору группы номер один.
Потом мне нужно было вернуться ко второму проекту – или это был первый, – чтобы помочь студентам запланировать встречу с их администраторами. Хм, с которыми администраторами? Я думал, что администратор, с которым я только что разговаривал, занимается вторым проектом. Или первым. Или третьим. Или… черт побери!
Вся сложность заключалась в том, что проекты были похожи. Во всех были задействованы студенты, преподаватели, спонсоры и администраторы. Кроме того, мне нужно было делать одно и то же для каждого проекта: подготовить его описание, подготовить администраторов, которые будут общаться со студентами, и связаться со спонсором, чтобы согласовать расписание.
Так как проекты были похожи, я запутался – что уже сделано по каждому из них. Решение пришло в виде моей верной миллиметровой бумаги. Той, у которой одна колонка широкая, а остальные узкие.
В каждой строке я написал названия студенческих групп. Чтобы сохранить конфиденциальность, назовем их «Пантера», «Буйвол» и «Хрюк».
В заголовках к колонкам я указал этапы, которые нужны для работы каждой группы: подготовить описание проекта, подготовить администраторов, утвердить расписание. Этапов было гораздо больше, но суть вы уловили.
Когда определенный этап для конкретной группы оказывался завершен, я просто ставил галочку на пересечении группы и этапа.
Когда преподаватель «Хрюка» прервал телефонный разговор с «Пантерой», во время которого мы обсуждали описание проекта, я мог поставить галочку в клетке на пересечении строки «Хрюк» и колонки «Утверждение расписания», чтобы не забыть и позже не начать делать это заново. Потом, когда я закончил с описанием для «Пантеры», то мог отметить это в соответствующей клетке. Было достаточно одного взгляда, чтобы понять, какие этапы для какой группы еще не завершены.
