5) пассивных конструкций (оплата гарантируется, документация возвращена);
6) утверждения через отрицание (ученый совет не отклоняет);
7) синтаксической схемы перечисления.
Все эти нормы закреплены в ГОСТах, утвержденных Правительством России, и различных руководствах, справочниках, инструкциях.
В деловой сфере общения важное значение придается этикетным нормам. Даже в античности существовал этикет делового письма. Письма начинались с имени отправителя, затем указывался адрес, потом приветствие с пожеланиями, потом текст. У народов Азии деловое письмо начинается с описаний погоды, приветствий. В России письма всегда писались с соблюдением многих правил: с поклонами и приветами, пожеланиями здоровья.
В настоящее время язык деловой бумаги упрощен, но подчиняется правилам речевого этикета. 1. Формы общения начинаются со слов «уважаемый». Сейчас на первое место перед фамилией ставится слово «господин». Если указывается имя-отчество, то обращение принимает личный характер. Восклицательный знак после обращения указывает на взволнованность, запятая же снижает эмоциональность.
2. Категория одушевленности используется очень редко (неправ. В связи с тем, что школа ушла играть в футбол…).
3. Пишут «прошу, сообщаю». «Я» употребляется только в докладных и объяснительных записках.
4. Местоимение «он» тоже не используется. Используются Ф.И.О.
5. Служебные документы должны быть нейтральны по тону. Поэтому в изложении содержания не допускаются иронизирование, вульгарность, грубость. Также не следует впадать в излишнюю вежливость. Не рекомендуется побуждать адресата к спешке. Тон должен быть уважительным и доброжелательным, текст предельно корректным. Для получателя обязателен оперативный ответ в виде письма или факса.
Служебные документы применяются в общественной практике и личной.
Схема личной практики: частное лицо → организация, организация → частное лицо.
Схема общественной практики: внешние связи – организация → организация; внутренние связи – должностное лицо → должностное лицо.
К личным документам относятся заявления, доверенность, автобиография, резюме и др. Например, характеристика, представленная в одном из фантастических романов братьев Стругацких: «…Хлебовводов Рудольф Архипович. Родился в 1910 в Хохломе… по образованию – школьник седьмого класса, происхождения родителей стыдится, иностранных языков изучал много, но не знает ни одного… профессии как таковой не имеет… За границей был… Везде хвастался и хапал. Отличительная черта характера – высокая социальная живучесть и приспособляемость, основанные на принципиальной глупости…». Характеристика содержит данные о рождении, родителях, образовании, деятельности, личных качествах, увлечениях.
