В основной момент телефонной беседы, при попытке партнера завершить беседу, нужно указать на нечто, представляющее интерес для него. Надо не только заинтересовать собеседника, но и удачно завершить разговор, даже если цель не была достигнута: «До свиданья, был рад общению с вами. Надеюсь на дальнейшие встречи».
Не рекомендуется звонить домой до 9 часов утра и после 22 часов, не принято звонить домой незнакомым людям. Если все же обстоятельства вынуждают сделать это, то в этом случае необходима рекомендация или обращение к авторитету.
Кроме деловых бесед, широко распространены деловые совещания, т. е. общепринятая форма делового общения группы людей по обсуждению и решению коммерческих или производственных вопросов. Коммуникантами становятся лидер и участники совещания. Разновидности совещания – конференции, съезды, собрания, семинары. Все они требуют выработки и принятия каких-либо решений. Неудачное совещание может вызвать большие материальные потери. Поэтому совещание должно быть тщательно спланировано.
Подготовка включает: определение темы совещания, формирование повестки дня, выбор времени, места, определение состава участников, регламента, подготовку руководителя, доклада, отчета, проекта решения. Оптимальное число участников совещания – 6–7 человек. Длительность его не должна превышать 1,5–2 часов. Обсуждение вопросов на совещании находит свое отражение в протоколе.
Существуют два стиля ведения совещания: авторитарный и демократичный (дипломатический). Дипломатический предполагает учет мнения всех участников и принятие компромиссных решений. Выбор стиля зависит от конкретной ситуации, и любой из них может быть эффективен.
Проблемные совещания могут включать мозговой штурм, при котором главная цель – нахождение новых альтернативных вариантов. Участники штурма делятся на 2 группы: генераторов идей и аналитиков. При мозговом штурме необходимо:
– отказаться от критики идей и принимать все предлагаемые варианты,
– помнить: чем шире круг идей, тем лучше,
– модифицировать идеи других, смешивая варианты,
– записывать все подряд,
– поддерживать демократическую обстановку.
Результаты совещания должны быть взяты на контроль и проверены. В этом – залог их эффективности.
Презентация (лат. представление, предъявление) в настоящее время – один из самых модных и часто встречающихся видов коммуникации. Презентации помогают привлечь внимание, приобрести известность, продемонстрировать инициативность, проявить себя, продвинуть товары или услуги на рынок.
