При начале изготовления на заводе на каждый КВ заводилось так называемое дело машины, в которое вносились номера корпуса, башни, двигателя, пушки, коробки перемены передач и т. д., а также информация о ходе её сборки (включая фамилию бригадира), дефектах, обнаруженных в ходе заводского и военпредовского пробегов. При окончательной приёмке каждого КВ составлялся акт, который подписывали представители Кировского завода (в 1940–1941 годах начальник танкового отдела Ланцберг) и старший военпред (в 1940–1941 годах военинженер 2-го ранга А. Шпитанов). Отметка об этом делалась в деле машины, а также в журнале пробегов и журнале окончательно принятых танков (два последних вели военпреды). Только после составления акта приёмки заказчик (ГАБТУ КА) выписывал исполнителю (Кировскому заводу) документы на оплату танка.
При передаче КВ в войска на него заводился формуляр, содержащий основные сведения о машине (номер корпуса, башни, двигателя и т. п.), который отправлялся вместе с танком. Дело машины оставалось на заводе — в случае поступления рекламации из армии по нему легко можно было установить тех, кто допустил некачественную сборку.
При отправке КВ в войска из части, в которую они направлялись, приезжали приёмщики — как правило, механики-водители с несколькими техниками-командирами, а также отделение охраны. Старший команды принимал у военпреда танки, а также положенный ЗИП (в том числе и ротный), о чём составлялся соответствующий акт. КВ грузились в эшелон и обязательно закрывались брезентом — до начала войны отправлять танки открыто не разрешалось. Также категорически запрещалась отправка танков без представителей воинской части: за этим строго следили и такой практики ни до войны, ни после её начала не было. Теперь что касается учёта изготовленных танков. Заводы промышленности направляли в вышестоящую инстанцию (наркомат) декадные, ежемесячные, квартальные и годовые сводки о выполнении плана. В них указывалось количество собранных за каждый месяц танков, принятых ОТК, прошедших заводской пробег и предъявленных представителям военной приёмки на заводе. Таким образом, можно говорить о том, что промышленность предоставляла ежемесячные сведения о числе окончательно собранных машин.
Военпреды в своих ежемесячных «Оперативных сводках» (так официально назывались эти документы) указывали, сколько надлежало поставить танков по плану и сколько поставлено (то есть принято приёмкой) с начала года и за текущий месяц, сколько отгружено с завода. Если среди поставленных имелись машины более ранней сборки (например, среди принятых в декабре были изготовленные, но не принятые в ноябре), то их количество указывалось в примечании. Наряду с числом готовых танков в сводках могли быть сведения о том, сколько КВ находится в заделе на первое число месяца.
