Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций: это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что это инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.
Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации скорее всего искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных должностных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете должностную инструкцию, и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то, может, вам обратить внимание на подбор кадров?
Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длины!
А теперь более детально рассмотрим чисто технические ошибки, которые могут встречаться при составлении должностных инструкций.
Ошибка 1. Пренебрежение составлением должностной инструкцией
На огромном количестве предприятий (особенно средних и мелких) должностные инструкции вообще не составляются. Работнику на словах объясняется, чем он должен заниматься, причем круг его обязанностей в этом случае может меняться изо дня в день.
Однако должностная инструкция нужна, прежде всего, для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. В случае отсутствия такой инструкции возможно невыполнение поставленных перед работником задач, причем такому человеку нельзя будет сделать выговор за халатное отношение к своим обязанностям, нельзя будет применить меры административной ответственности, так как его обязанности как таковые не были закреплены никакими документами.
Ошибка 2. Подготовка должностной инструкции без соответствующего основания.
Эта ошибка часто совершается на стадии разработки должностной инструкции. Любая должностная инструкция должна разрабатываться на основе Положения о подразделении (законодательством не урегулировано. Это локальный акт, который принимается работодателем по необходимости). Даже если у вас есть Положение об отделе кадров или департаменте по управлению персоналом или Положение о повышении квалификации сотрудников, об их обучении – этого все равно недостаточно. Все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Поэтому Положение о подразделении очень важно. Второй документ, который нам необходим для подготовки должностной инструкции, – это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы.
