Группировка по временным меткам — необходимый уровень, без него система не работает. Объединение проектов под тегами — шаг, востребованность которого каждый определяет сам. Как я уже сказал, цель этого — показать все дела одной цели. Это нужно для планирования, речь о котором пойдет в параграфе «Обзоры и планирование».
Системой можно пользоваться и не используя проекты. В этом случае, она ненамного отличается от структурированного хранилища напоминалок, которые сформулированы для легкого считывания. Тем не менее, это вполне рабочий уровень, которого хватает большинству исполнителей.
Для руководителей его обычно уже мало. Группировка задач по проектам и другим тегам становится необходимой, без нее сложно планировать и трудно получить представление о том, что происходит на данный момент.
Если вы используете систему без обзора задач по проектам, то вы только реагируете. Вы хорошо справляетесь с большим потоком данных, проворачиваете много работы, но и только. Для тех, кто хочет взять жизнь в свои руки, нужно регулярное планирование, которое невозможно без обзора дел по проектам.
Вы можете не пользоваться никакими тегами (категориями), кроме временных и проектных, потому что они отвечают за 99 % вашей эффективности. Остальное — фишки.
Задание 5
1. Создайте теги с названиями открытых проектов. Используйте названия БОЛЬШИМИ БУКВАМИ. Это удобно и бросается в глаза.
2. Пройдите задачам и разнесите их по проектам.
Контексты и прочее
Следующий шаг, который рекомендуется в GTD — создание контекстных категорий (меток). Как понятно из названия, они объединяют все дела, касающиеся какого-то контекста. Например, метка «Дома» содержит все, что запланировано сделать дома, а метка «В машине» то, что можно сделать за рулем13.
Пока что мне не встречались случаи активного применения контекстов. Поэтому не скажу, что их обязательно стоит ввести и сгруппировать дела еще и под них.
Особняком стоят метки, объединяющие типовые действия. В классике тайм-менеджмента поощряется выполнение одинаковых дел потоком, пакетами. Взялись писать — пишите, звонить — звоните. Это не лишено оснований.
Для того, чтобы сгруппировать дела по типу, тоже можно завести теги. Например, тег «Звонки». Которым удобно пользоваться, если стоишь в пробке или бесцельно ждешь приема у врача. Выбираете все дела под меткой «Звонки» и расправляетесь с ними разом.
Иногда оправдано ввести именные метки. С фамилиями тех, кому отдано поручение. Это удобно для обзора и планирования проектов — выбираете имя и смотрите все, что поручено или нужно поручить сотруднику: выбираете теги «Филиал на Украине» и «Вася» и можете посмотреть то, что по этому проекту должен сделать Василий. Очень удобно.
