2. Функциональные письма
Информационное письмо – это сообщение о каком-либо факте, событии, например о проведении выставки или конференции, расширении ассортимента продукции, изменении условий сотрудничества и т. д.
Разновидностями информационных писем являются письма-извещения, письма-уведомления, сопроводительные письма.
Письма-извещения и письма-уведомления также направляются конкретному адресату и начинаются словами: «сообщаем», «извещаем».
Например: «В ответ на ваше предложение сообщаем, что наша компания заинтересована в предлагаемом вами оборудовании и мы готовы подписать с вами договор о поставке следующего оборудования:..» или «ИМНС извещает вас о необходимости предоставить необходимые для перерегистрации документы, не позднее 30 дней с момента получения настоящего уведомления».
Сопроводительное письмо составляется, когда необходимо проинформировать адресата о направлении ему каких-либо документов. Оно содержит комментарии и краткие разъяснения. Сами документы, направляемые с сопроводительными письмами, не имеют адресующей части, и такими документами обычно являются технические расчеты, схемы, графики и т. д.
Письма-рекламации или письма-претензии направляются партнеру (адресату) в случае невыполнения им своих обязательств, нарушения каких-либо договоренностей по оплате, срокам поставки, качеству товаров и т. п. Письма-претензии обязательно должны быть подтверждены соответствующими документами.
Например: «При получении груза была обнаружена недостача…» (подтверждается актом проверки с указанием номера и даты); если же претензия на качество товара, то это необходимо подтвердить актом рекламации.
Ответ на письмо-предложение
Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение.
Если вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть примерно таким:
1) поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены вашему вниманию;
2) сообщить о положительных результатах анализа или экспертизы предложенных товаров, проведенных в вашей компании;
3) перечислить вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта;
4) предложить встречу с вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта;
