В практике деловой переписки используются самые разнообразные с точки зрения содержания рекламные письма.
Условно их можно разделить на две группы:
1) письма, предлагающие товары или услуги;
2) письма-презентации, содержащие сведения о фирме.
Основной разновидностью рекламных писем является деловое письмо-предложение.
Деловое письмо-предложение не должно быть длинным, т. к. вряд ли кто станет читать письмо, занимающее более одной страницы. Оно должно быть как информативным, так и лаконичным, ясным и понятным. Не следует углубляться в детальное описание фирмы, предлагаемых товаров или услуг, освещать следует только самые важные моменты – то, что отличает вашу компанию от других, ваши товары от товаров других производителей или поставщиков.
Составление коммерческих писем имеет определенную структуру.
1. Сначала дается краткое представление вашей компании, фирмы и характера ее деятельности.
2. Далее идет описание основных направлений деятельности фирмы, ее достоинств и преимуществ в сравнении с другими фирмами, предлагающими аналогичные товары или услуги. Представление продукта (товара) и перечисление его основных достоинств и преимуществ. Также можно указать дополнительные или сопутствующие условия. Перечислять все достижения, преимущества вашей компании, продукта, сервиса, ваши личные нужно честно, без излишних преувеличений. Любую информацию можно легко проверить.
3. Только после описания основных направлений деятельности фирмы и представления продукта (товара) или услуги идет конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т. д.).
4. Далее необходимо выразить готовность предоставить любую интересующую информацию о фирме, готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товаре или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе рассмотрения предложения продукта или услуги у потенциального партнера.
5. Закончить письмо следует прямым указанием, чего вы ожидаете от этой компании и выражением надежды на сотрудничество. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.
6. Подпись (должность, фамилия, инициалы).
На этапе подготовки к составлению коммерческих писем-предложений необходимо получить следующую информацию:
1) мотивы и потребности клиента;
2) срочность потребности;
3) кто принимает решение;
4) предложения конкурентов.
Если для совершения продажи вам необходимо убедить конкретных людей, то коммерческое предложение должно быть построено соответствующим образом.
