Также важно выяснить у туроператоров необходимые в работе моменты:
• Условия по порядку отправки, решению вопросов по оформлению и получению документов для туров в визовые страны. Важно заранее выяснить условия и сроки оформления документов по различным странам визового режима. Также нужно узнать о возможностях отправки документов через курьера (для случаев имеющихся представительств в вашем городе) или экспресс-почтой для учета этих расходов в стоимости путевки.
• Условия выдачи документов туристам. Идеальным вариантом является наличие представителя оператора в вашем городе для самостоятельного получения вами документов от него и передачи их туристам у вас в офисе.
• Получение каталогов и информационных материалов. Это также рекомендуется делать во время ежегодных туристических выставок, проводимых в Москве перед началом «высокого» сезона. Лучше иметь все материалы в двух экземплярах.
• Регулярная подготовка актов выполненных работ для операторов (для ведения бухгалтерского учета).
• Организация участия менеджеров в рекламных (информационных) турах и обучающих семинарах оператора. Предоставление оператором рекламных туров и обучающих семинаров, как правило, проводимых перед началом «высокого» сезона, является важным преимуществом, которое необходимо использовать для повышения квалификации менеджеров.
• Текущая работа менеджеров агентства с менеджерами операторов. Нужно обратить внимание на режим работы офиса оператора (часы работы в будни, выходные и праздничные дни) и возможности оперативного решения возможных вопросов по телефону, ICQ, e-mail, Skype.
• Список «флагманских» отелей туроператора (если такие есть) – отелей, по которым у оператора есть эксклюзивные условия бронирования (лучшие цены, гарантированные квоты мест и т. д.).
Критически важно при работе с операторами:
(Скопируйте таблицу из бонусов к данной книге на сайте www.turdelo.ru/book_bonus и повесьте в офисе на видном месте – несоблюдение этих моментов ведет к самым дорогим ошибкам!)
• НЕ бронировать туры без получения предоплаты от клиентов, так как аннулирование и/или внесение изменений ведет к штрафам.
• Заполнять заявки на бронирование строго по правилам туроператора с указанием ВСЕХ обязательных данных.
• Регулярно получать акты выполненных работ и вести учет всех взаиморасчетов со всеми операторами для ведения бухгалтерского учета.
• Внимательно смотреть условия договоров с операторами, обращая особое внимание на тип договора (агентский или купли-продажи) и сумму, которая будет отражаться в бухгалтерском учете. В противном случае агентство легко может попасть под необходимость уплаты налогов в сумме, превышающей его комиссионное вознаграждение, т. е. сработать в убыток.
