Чтобы эти работы были сделаны должностными лицами, а не вами, нужно не только обязать их делать эту работу, но и прописать ответственность за срыв сроков или плохое качество выполнения работ. Разумеется, ответственность должна быть материальной, а сроки должны быть установлены конкретные. Например, менеджер продаж должен подписать все документы со своими клиентами, рекламодателями в течение одной или двух недель после выполнения работ. Вы несете ответственность за хранение и подпись всех документов перед контролирующими организациями, и все договоры, акты, счета-фактуры по существующему законодательству должны храниться вами в течение пяти лет после их подписания.
Шаг 8. Собираем отзывы у рекламодателей
Отзывы от фирм, которые пользовались уже вашими услугами, хороши тем, что они подтверждают как надежность самой вашей фирмы, так и качество заявленных вами работ. Поэтому я рекомендую заготовить какие-нибудь бланки для этих отзывов. Тогда директор сможет быстро вписать туда свое имя и название своей компании, дописать что-то свое, поставить печать и быстро вернуть вам. Можно заготовить бланки сбора отзывов в свободной форме и раздать их вашим менеджерам. Поощряйте менеджеров за каждый такой подписанный отзыв. Все это будет повышать успешность ваших продаж. Желательно, чтобы в отзывах было не только название фирмы, но и Ф. И. О. директора с печатью. И уж совсем замечательно, если там будет фото этого директора. Собранные отзывы вы можете размещать у себя на сайте.
Шаг 9. Собираем все подотчетные документы менеджеров
Естественно, по всем выполненным работам у вас должны быть договоры и приложения к ним, счета и приходно-кассовые ордеры, счета-фактуры и акты о выполнении работ, образцы выпущенных тиражей и макеты носителей. Это минимум. Все это нужно хранить, потому что документы могут всегда потребоваться.
Шаг 10. Ответственность менеджеров за своевременные сбор и сдачу подотчетных документов и денежной выручки
Необходимо отдельно прописать виды ответственности менеджеров за своевременные сбор и сдачу всех подотчетных документов и обязательно за сдачу денежной выручки. Естественно, менеджеры должны ознакомиться с введенными вами правилами. Виды ответственности и виды воздействия на нерадивых менеджеров размещайте либо в своде корпоративных правил, либо в должностных инструкциях. Обязательно должны быть прописаны ограничения по срокам сдачи всех документов и денежные штрафы за срывы сроков или за потерю каких-либо документов.
