Наряду с личной картотекой с аналогичной тщательностью также велась предметная картотека, охватывающая польские промышленные предприятия, шахты, металлургические заводы, сельское хозяйство, транспорт, связь и военные объекты, школы, высшие учебные заведения, общественные организации, политические партии, костелы, церковные приходы и т. д. Ее дополняли тематические папки, постоянно пополняемые новыми сведениями, поступающими из различных источников. Этот обширный тематический каталог постоянно приводился в порядок и велся систематически, в соответствии с уже упомянутым предметным указателем.
Аналитик заглядывал в конверт, содержащий данные об информаторе. Если его имя уже фигурировало в личной картотеке в отделе Заморского, в нее вносили новые сведения, собранные корреспондентом. Под ними вписывалось название учреждения, номер и дата донесения, которое разработано на основе сообщения информатора. Рядом ставилось сокращение СОИ (секретная опись источника). Если информатор не имел еще личной карточки, она заводилась, в нее вписывались личные данные, снабженные соответствующим кодом. Таким образом, каждый информатор «Свободной Европы» регистрировался дважды: в картотеке информаторов, находившейся в коридоре H (комнаты 108 и 109), которую вела Анна Шоновер, и в личной картотеке в отделе Заморского, в котором работал я.
Из донесений выуживались любые данные, касающиеся третьих лиц, которых характеризовал информатор. Они использовались для дополнения личных карточек или заведения новых. Под этими записями также ставился шифр, указывающий на происхождение информации, но уже без сокращения СОИ.
Просматривая личные карточки в комнате F-9, знакомый с системой человек мог установить, кто является информатором «Свободной Европы» и без использования картотеки, которую вела Анна Шоновер. Достаточно было только заметить, на чьих личных карточках ставилось сокращение СОИ.
Часто бывали случаи, когда американская разведка особо интересовалась каким-то лицом. Тогда Роберт Кнауф присылал Заморскому специальную анкету в конверте, опечатанном сургучом, и поручал очень тщательно сверить имеющиеся данные об этом человеке. Уточненная анкета возвращалась Кнауфу. Как правило, это касалось «серьезных источников информации» или кандидатов на работу в «Свободной Европе».
После анализа донесения аналитик писал собственные комментарии, содержащие его оценку степени достоверности данных: конкретно уточнял, что определенно заслуживает доверия, что звучит правдоподобно и что, наконец, следует считать неточной информацией, преувеличенной или просто фальшивой. Комментарии подклеивались к первой странице донесения. Иногда в результате этого изучения аналитик предлагал, чтобы корреспонденты или разведывательные органы более глубоко осветили некоторые факты. Эти предложения рассматривались американцами и в зависимости от их мнения получали официальный ход по разным каналам ЦРУ или же отклонялись.
