Наличие ведущего (фасилитатора). На продуктивность и гармоничность хода ваших собраний может существенно повлиять наличие фасилитатора (ведущего, координатора). Предложите освоение этой роли одному или нескольким членам вашей инициативной группы, или же посетите специальный обучающий семинар всей группой и передавайте роль ведущего по очереди. Можно также устроить обмен фасилитаторами с другими общинами или создающимися инициативными группами в вашей местности.
Программа. Хорошо продуманная и заранее разосланная всем членам группы повестка дня значительно способствует качеству проведения вашего собрания. Составители программы организуют для определённой встречи вопросы к обсуждению, а также отмечают ожидаемое время на обсуждение каждого вопроса. Так или иначе, люди не смогут посещать все собрания, а предварительная информированность о том, какая будет обсуждаться тема, позволит им решать исходя из собственных приоритетов, какие собрания нужно посетить обязательно.
Оценка выполненной работы и обратная связь. Оставьте в конце встречи время для того, чтобы подвести итог и вместе оценить, что вы проделали хорошо, а что могло быть сделано лучше – перечислите это на большом листе бумаги. Регулярное проделывание этой процедуры поможет вашей группе улучшить коммуникационные и организационные навыки.
Протокол. Определите, кто будет вести записи или подробные протоколы ваших собраний, что из сказанного вы собираетесь туда вносить, как и кто будет их хранить или распространять. Поощряйте людей в группе, имеющих навыки ведения записей, делать их регулярно. Готовые протоколы рассылайте каждому участнику встречи по почте/ электронной почте.
