У главного редактора есть один или несколько заместителей. Во втором случае первый заместитель выполняет обязанности главного редактора во время его отсутствия. Обычно же заместители главного редактора несут полную персональную ответственность за то или иное направление в деятельности редакции, выполняют любые, как правило, особо сложные и ответственные задания главного редактора.
Для внутриредакционной структуры характерно деление на так называемые отраслевые отделы — журналистские подразделения, отвечающие за освещение того или иного тематического направления в зависимости от общей направленности издания. Это могут быть отделы экономики и бизнеса, внутренней политики и международный отдел, культуры, писем, спорта и т. д. Абсолютно в каждой газете вы встретите отдел информации или хроники, в так называемых “районках” непременно есть сельскохозяйственный отдел. В женских журналах можно найти “экзотические” отраслевые отделы: кройки и шитья, вязания или, в целом, рукоделия, кулинарии. (В редакции журнала “Америка” интерьер этого отдела представляет собой прекрасно оборудованную кухню со всей необходимой утварью и пищевыми припасами — шеф отдела, сама прекрасная кулинарка, любой рецепт перед публикацией проверяет в редакционном кабинете.) В этом же ряду стоят “полезные советы” — в журнале “Наука и жизнь” много лет есть рубрика “Маленькие хитрости”, существующая на правах подотдела. А в газете “Московский комсомолец” — “Звуковая дорожка” — отдел, готовящий еженедельную страницу, посвященную молодежной музыке.
Во главе каждого отдела — заведующий (иногда его называют на западный манер — шеф-редактор), в подчинении у него работают, по преимуществу, корреспонденты и литсотрудники.
Третьим человеком в редакции, после главного редактора и его первого заместителя, считается ответственный секретарь, возглавляющий особое подразделение — секретариат. Сотрудники секретариата осуществляют тематическое планирование каждого отдельного номера, дают заказы в отделы, принимают готовые материалы, отвечают за иллюстрации (отдел фотоиллюстраций, художники и ретушеры, так же как и машбюро, а нынче и операторы компьютерного набора и верстки, напрямую подчиняются секретариату). Важнейшим участком работы и, так сказать, готовой продукцией секретариата является макет номера.
Макетирование — создание модели номера в масштабе 1:1 — настоящее искусство, требующее особых профессиональных навыков и высокого художественного вкуса. От секретариата зависит неповторимое лицо издания, его запоминающийся образ, благодаря которому издание подчас и становится популярным (либо — даже при хорошем содержании — не находит своего читателя).
