на деловых встречах – визитная карточка менеджера, проявление его уважения к партнеру.
Мало что так роняет менеджера в глазах подчиненных и партнеров, как бессмысленное затягивание совещаний и выступлений. Как правило, это ломает планы присутствующих, заставляет их потом куда-то опаздывать и выглядеть несолидно. В этом случае он не может рассчитывать на положительный имидж.
Планирование времени: сочетание труда и отдыха
Современные менеджеры работают в условиях, когда времени катастрофически не хватает, несмотря на ненормированный рабочий день.
Состояние цейтнота (дефицит времени) отрицательно сказывается на эффективности работы и образе жизни менеджера. Поэтому современная теория управления разработала целое направление, позволяющее рационально использовать рабочее время руководителя – тайм-менеджмент (с английского «управление временем»). Управлять временем, конечно, невозможно, поэтому «тайм-менеджмент» – это образное название, это управление самим собой и своими действиями в рабочее время.
Тайм-менеджмент – это планирование и организация руководителем своего рабочего времени с целью максимально эффективного его использования.
Решить проблему нехватки времени следует с уменьшения непроизводительного потери времени. В трудовом дне менеджера можно выделить три основные группы причин потерь времени :
1) непрофессиональные действия руководителя в части использования своего рабочего времени;
2) не зависящие от менеджера обстоятельства, приводящие к непроизводительным потерям времени;
3) особенности личности руководителя, которые вызывают потери времени.
В первую группу причин – непрофессиональные действия – следует отнести неграмотную работу руководителя. Это такие причины, как:
– Бесплановость работы . Руководитель предпочитает решать проблемы по мере их поступления. В результате работа часто прерывается для уточнений и разъяснений. При этом отвлекаются не только исполнители, которым необходимы недостающие инструкции, но и руководители, вынужденные давать пояснения.
– Неэффективная система коммуникаций . Плохо налаженный в организации обмен информацией приводит к ее искажениям, несвоевременному поступлению, субъективному восприятию получателями. Руководитель в условиях некачественной информации неизбежно делает ошибки в принимаемых решениях. Исправление допущенных ошибок приводит к непроизводительным потерям времени.
– Отсутствие рейтинга работ . Неумение распределять дела по степени их срочности и важности приводит к тому, что менеджер сначала занимается делами, которые не имеют большого значения, либо могли бы подождать. При этом на них расходуется время, необходимое для решения действительно важных либо нетерпящих отлагательства проблем.
