Управление проектами и задачами
Сейчас ваша задача – сделать минимум, который даст понимание того, на какой стадии находится ваш бизнес, куда он идет и как работает.
По этой причине мы не будем рассматривать в этом модуле управление проектами, которое должно быть в идеале: с управлением ресурсами, бюджетированием и т. п. Сначала рассмотрим скорее управление задачами.
Если у вас есть помощники и фрилансеры, с которыми вы работаете по e-mail (ставите им задачи, получаете отчеты и т. д.), – знайте, что это крайне неэффективно. Вы не сможете понять, ни куда двигаетесь, ни что происходило в вашей компании, например, три месяца назад. А значит, не сможете и проанализировать темпы роста.
Поэтому вам необходимо найти любой инструмент управления проектами или управления задачами. В нем вы сможете давать задания другим людям, которые они будут получать по той же электронной почте. Разница в том, что, когда сотрудники начнут их исполнять и отмечать статус через веб-интерфейс, вы будете получать уведомления.
Самый простой вариант из того, что мы нашли на русском языке, – продукт компании «Мегаплан» (megaplan.ru). Стоимость аккаунта бюджетна, за какие-то смешные деньги вы получите полнофункциональную систему управления проектами.
Открою вам секрет: любая система управления проектами (или задачами), которая используется в компании, во много раз эффективнее самой лучшей системы, которая не используется. Поэтому наша задача – построить управление вашими задачами в любой (пусть не идеальной!) системе.
Кроме того, вы можете рассмотреть такие сервисы, как remember-themilk.com, racious и hitask.com Для продвинутых есть еще basecamp и Microsoft Project Server, но я не рекомендую их использовать, поскольку они слишком «тяжелые» для повседневных задач.
1. Составьте общий список всех проектов и задач, которые вам необходимо реализовать.
2. Соберите списки всех проектов и задач со своих подчиненных и сверьте их между собой. Таким образом, вы получите мастер-список, состоящий из всех задач.
3. Выберите инструмент для совместной работы. Например: megaplan.ru, rememberthemilk.com, racious, hitask.com, basecamp или Microsoft Project Server.
4. Внесите мастер-список задач в выбранный инструмент, добавьте необходимых пользователей, пропишите их роли, степень ответственности и т. п.
5. Начните совместную работу в таком режиме и продолжайте ее в течение месяца.
6. Спустя месяц сделайте отчет – что было хорошо, какие недочеты выявлены, что понравилось и не понравилось.
