Регистрируйте в течение трех дней все, что вы делаете. Отметьте общее время, потраченное на каждый вид деятельности. А затем, разделив это число на три, вы узнаете количество времени, которое в среднем уходит на каждое из занятий в день. Юристы, архитекторы, консультанты и другие профессионалы прибегают к подобному способу для определения количества «оплачиваемых часов», потраченных на каждого клиента.
Чтобы зафиксировать количество времени, ушедшего на разные виды деятельности на работе, дома, с друзьями, вы можете составить график, похожий на тот, что составила Фрэн (ниже). Разделите свой день на три или четыре части (например: утро, день и вечер), чтобы лучше понять, когда вы наиболее и наименее продуктивны. Зафиксируйте, сколько времени уделяете каждому занятию в течение дня.
* * *
Фрэн – менеджер-консультант в компании, занимающейся одеждой; она пришла ко мне, чтобы научиться контролировать время, которое тратится бесплодно, и уделять больше внимания мужу и друзьям. Фрэн постоянно чувствовала себя загнанной, она была не в силах сконцентрироваться на своих основных обязанностях, не испытывала ощущения сделанной работы даже по завершении проекта и лишь отчасти была довольна тем, как проводит свободное время.
Мы с Фрэн обсудили ее планы и определились с приоритетами. Она согласилась вести учет. И по этим данным мы смогли отследить расхождение между тем, сколько времени ей хотелось посвящать своим основным приоритетным занятиям, и тем, сколько она посвящала им в действительности.
Алан Лэйкин в своей книге How to Get Control of Your Time and Your Life{15} предлагает использовать следующие категории: самое важное (А), важное (Б) и наименее важное (В). Понятно, что занятия категории Б или В, такие как срочные дела или кураторская работа, могут заполнить собой паузы между выполнением приоритетных занятий категории А.
Эта система категорий и приоритетности позволяет оценить, делаете ли вы успехи в том, что важно, или стреляете вхолостую, без особого прогресса. Эдвин Блисс в книге Getting Things Done{16} классифицирует свои занятия по степени важности и напоминает, что выполнение того, что срочно, не всегда является наилучшим использованием времени. Обилие срочных дел говорит о плохом тайм-менеджменте и вашем нежелании делать важные дела, которые принесут плоды в долгосрочной перспективе.
Обратите внимание, что в ситуации Фрэн «работа» попадает в категорию приоритетов A, Б или В, так что качественно она работает только с высокоприоритетными проектами. Фрэн не берет в расчет такие занятия, как чтение электронных писем или звонки клиентам, потому что хочет уменьшить время, проводимое в ущерб основным целям. Расставляя приоритеты в работе, вы получаете более четкое понимание того, что для вас действительно важно, и намечаете долгосрочные цели.
