3.2.2. Как правильно организовать работу с подотчетными лицами?
Под отчет выдаются суммы на хозяйственные нужды или командировочные расходы, связанные с производственной необходимостью, в любой валюте. Расход подотчетных сумм должен производиться строго по назначению, указанному в приказе (распоряжении) руководителя организации.
Подотчетные лица обязаны отчитаться за полученные денежные суммы, для этого они составляют авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Если подотчетное лицо направляется в командировку, то помимо квитанций к авансовому отчету прикладывается командировочное удостоверение. Каждый авансовый отчет проверяется бухгалтером, затем утверждается руководителем и принимается к учету. Если остались неизрасходованные суммы, подотчетное лицо возвращает остаток в кассу организации, а в случае перерасхода разницу выдают подотчетному лицу из кассы.
3.2.3. На каких синтетических счетах ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами?
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведут на активно-пассивном балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету отражают суммы, выданные под отчет, и невозмещенный перерасход. По кредиту счета – использованные суммы и возмещенный перерасход.
Если работники не возвращают подотчетные суммы своевременно, на бухгалтерских счетах делают следующие записи:
Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,
К 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в дальнейшем:
Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – если можно удержать из заработной платы,
Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – если нельзя удержать из заработной платы,
К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
3.3. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
3.3.1. Как возникают взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками?
На основании заключенных договоров расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляют:
♦ за полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т. п., а также за доставку или переработку материальных ценностей, расчетные документы по которым акцептованы и подлежат оплате через банк;
♦ за товарно-материальные ценности, работы и услуги, расчетные документы по которым от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);
